理想の働き方とおもてなしの融合!オフィスリニューアルの成功事例

働き方の多様化やデジタル化の進展により、オフィス内の業務スペースや収納に不便さを感じ、リニューアルを検討する企業が増えています。現代の働き方に合ったオフィスは社員のモチベーションを向上させるだけでなく、他にも以下のような効果が期待されます。

① 生産性の向上
作業環境が整うことで、業務の効率化が図られ、生産性がアップします。

② 社員の満足度向上
快適で美しいオフィス環境は社員の働きやすさと満足度を高め、離職率の低下や採用力向上にもつながります。

③ ブランドイメージの向上
オフィスの外観や内装が整っていると、お客様や取引先メーカー様に対する信頼度が向上し、企業コンセプトをアピールすることができます。

今回のリニューアルのきっかけやリニューアル後の変化についての詳細情報をご紹介いたします。

 

リニューアルを決めたきっかけ

リニューアルを決めたきっかけは東日本大震災で事務所に大きなダメージがあったことでした。当日は通常は固定されているはずの金庫が激しく揺れ、事務所の壁が崩れたり、建物が傾いたりして、内部は大混乱でした。賃貸物件であるため、内装は修復してもらえましたが、扉の建付けは元に戻りませんでした。また、余震で新たに壁にヒビが入ることもあり、地震が起きるたびに外への避難を迷うようになりました。この状況では安心して働くことが難しいと感じ、事務所移転を考え始めました。

以前のオフィスの問題点

他にも以前のオフィスにはいくつかの課題がありました。それらの課題について詳しく見ていきましょう。

① 狭すぎてお客様スペースがない


以前の事務所は非常に狭かったため、お客様との打ち合わせと事務作業が同じ部屋で行われていました。この状況では、お客様への快適なスペースを提供できず、話しにくさや業務効率の低下に不満を感じていました。

② 狭すぎて通り道がない

正面入り口からの通路が狭かったり、遠回りが必要だったりして、オフィス内の動線が不便でした。倉庫側や裏口を使用することが多かったことから、オフィス内でのスムーズな移動が難しい状況でした。

これらの課題が、オフィスリニューアルの必要性を明確にし、より効率的で快適な働き方を追求するきっかけとなりました。新しいオフィスではこれらの問題を解決し、働きやすい環境を目指しました。

新しいオフィスで実施したこと

新しいオフィスのリニューアルにおいて、社員全員で話し合いいくつかの目標を設定しました。

フリーアドレス化

コロナの影響を受け、従業員の健康と柔軟な働き方が重要視されました。そのため、固定席制度を改め、フリーアドレス化導入を考えました。

オフィス内配線の無線化

以前のオフィスでは有線の配線が多く、露出していたことから転倒や火災の危険性が生じていました。新しいオフィスでは、無線LANやOAフロアなどを導入し、すっきりとした配線状態を目指しました。

お客様をお迎えできるスペースの設置

以前のオフィスではお客様を迎えるスペースが不足しており、打ち合わせ時に背中合わせで事務作業が行われるなど窮屈な状況が続いていました。新しいオフィスでは、応接兼ミーティングスペースを設け、お客様との打合せを行うための快適な環境を整えたいと考えました。

 

オフィス移転の流れ

建屋の設計⇒工事⇒オフィス内レイアウト(商品選定)⇒仕切壁の位置及び電源位置・空調及び照明機器の位置・床材確認の流れで行い、おおよそ4か月の期間で完成しました。

 

新しいオフィスの効果

以前の狭い事務所から新しいオフィスへの移転は、業務面および気持ちの面で大きな変化をもたらしました。

 

スペースの有効活用により業務の効率化を実現

以前の事務所は狭く、全ての作業が一つの部屋で行われていました。しかし、新しいオフィスでは広さが以前の約2倍になり、スペースが豊富に確保されました。これにより、作業スペースやミーティングスペースなど、従業員が快適に業務を行えるようになりました。

 

来社時のイメージがアップ

新しいオフィスでは、お客様や取引先メーカー様に適切なスペースを提供できるようになりました。お客様を迎えるための応接兼ミーティングスペースが整備され、広々とした環境での打ち合わせが可能になりました。来社して頂けるお客様や取引先メーカー様には「土足でもいいのでしょうか?」と尋ねられるくらい綺麗なオフィスになりました。

 

清潔で美しい環境

新しいオフィスは、美しく整備された環境、こだわりの内装や設備が整っています。お客様や従業員に対する印象を向上させ、企業の指針や信念を伝えることに役立っていると感じています。

新しいオフィスの移転により、社内のモチベーションが向上し、業務の効率性も高まりました。特にお客様に対するサービスの向上と、より良い印象を持っていただけることは、今後の取引を続ける上で不可欠な要素と考えています。

 

働き方で変わったところ、良くなったところ

新しいオフィスへの移転により、働き方にも多くの変化がもたらされました。

コミュニケーションの活性化

新しいオフィスでは、広々としたスペースが提供され、社員同士のコミュニケーションが促進されました。従業員はより快適な環境で作業し、自然なコミュニケーションを取ることができるようになりました。特に社内ミーティングは、以前の狭いスペースでは難しかった意見の交換が、周りの目を気にせずスムーズに行えるようになりました。

不要なものの整理

オフィス移転の際に、不要なものを整理し、紙類の大量廃棄が行われました。特に20年前の伝票など、使われなくなった文書が多く存在していたため、これらを整理することでオフィス内がすっきりとした環境に変わりました。整理された環境は、生産性向上にも繋がっています。

 

新しいオフィスは、コミュニケーションを活性化させ、整理整頓された環境で業務を行うことで、従業員の満足度や効率性を向上させました。今まで考えもしなかったフリーアドレスやペーパーレス化などの新しい取り組みにも挑戦でき、これらの変化は、会社全体が良い方向に変わっていくきっかけになったと感じています。

 

特にお気に入りの部分と今後の展望

特にお気に入りの部分

応接兼ミーティングスペースです。
以前はオフィス全体が狭く、4人掛けのテーブルが置かれたオープンスペースでお客様対応とミーティングを行っていました。現在のオフィスでは、8~10人対応できるスペースを確保し、オフィスエリアと応接兼ミーティングスペースを分けました。これにより、周囲の目を気にせずに集中してミーティングを行うことができるようになりました。また、執務の方もより集中して業務に取り組めるようになったと感じています。

今後の展望

新しいシステムを導入するために、補強や配線の準備も整えており、柔軟に対応して便利に活用していく予定です。

沼尾所長からオフィスリニューアル検討中の方にメッセージ

自分達のオフィスなので、人任せで無く社員全員が同じ目標に向かっていけるオフィス作りをする為、コンセプトを決め社員全員で知恵を出し合って作り上げる事が大切です。

 

福島商事ではオフィス移転・オフィスレイアウト設計のサポートを行っています。
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