オフィスの新築や移転、リニューアルは、長年蓄積された書類や備品を抜本的に見直す貴重な機会です。しかし、実際には日常業務の忙しさから整理が後回しになり、不用品をそのまま新オフィスへ運び込んでしまうケースが少なくありません。せっかく一度物を減らしても一年が経過する頃には元の乱雑な状態に戻ってしまうという課題も散見されます。新オフィスへの移行を機に機能的で持続可能な環境を構築するための整理整頓の要点について解説します。

オフィス整理整頓による実務的なメリット

1. 業務効率の向上

不要な書類を削減することで必要な情報へ即座にアクセスできるようになり、検索に要する時間が大幅に短縮されます。またオフィスの動線が最適化される結果、社員同士の連携や作業の流れが滞りなく進むようになります。

2. コストの削減

徹底した整理により不要な書類を処分できれば、収納家具や管理スペースを最小限に抑えられます。限られたオフィス面積を有効に活用できるだけでなく、場合によっては省スペース化によって移転そのものが不要になるなどの経費削減効果も期待できます。

3. 良好な職場環境の維持

整然としたオフィス環境は、社員の集中力やモチベーションの向上につながります。余計な物が排除された空間には清潔感が生まれ、それを維持しようとする組織文化が生まれます。これは企業価値の向上にもつながる重要な要素です。

整理整頓を成功させるための具体的な実施ポイント

① 変化のタイミングを最大限に活用する

オフィスの新築やリニューアルは、社員全員が環境の変化を意識しているため、全社的な取り組みとして整理整頓を浸透させる絶好の機会です。単に物を減らす作業に留めず、業務効率化を見据えた配置や管理方法を導入することで、情報の流れそのものを改善できます。

② プロジェクトの目的を明確化する

「なぜ整理を行うのか」という目的を社内で共有することで、一貫性のある取り組みが可能になります。スペースの有効活用や検索性の向上、働きやすさの改善といった具体的なメリットを事前に提示しておくことで、現場の理解と協力を得やすくなります。

③ 責任者を選定し判断を迅速化する

整理整頓を現場の判断のみに委ねると、廃棄の判断がつかずに作業が停滞する原因となります。部署やフロアごとに責任者を任命し、最終的な判断や進捗管理を担わせる体制が不可欠です。責任者が明確であれば、他の社員への周知や声掛けもスムーズに行えます。

④ 定量的な目標を設定する

何をどこまで減らすべきかを数値や基準で示すことで、作業の精度が高まります。具体的な設定方法として、以下の2つの手法が効果的です。

• ファイルメーター（fm）による目標設定 書類の厚みをメートル単位で表す「ファイルメーター」を用います。一般的に1人あたり2fmが適正な目安とされており、数値でゴールを明示することで部署間の進捗比較も容易になります。

• 収納スペースからの逆算 新オフィスの収納容量にあわせて「この棚に収まる分だけを残す」と指示する方法です。物理的な制限を設けることで、本当に必要な書類を厳選する意識を促せます。

⑤ 適切な分類手法を理解する

整理が進まない背景には、分類方法が不明確であるという問題があります。特に書類に関しては、「廃棄」「電子化」「外部保管」「オフィス内保管」の4つに分類する基本ルールを徹底します。過去の事例では、適切に分類を行うだけで約8割の書類を削減できた部署もあります。

⑥ 明確な廃棄・保管基準を策定する

個人の主観に頼らず、会社全体で共通の判断基準を持つことが重要です。以下の2つのアプローチから自社に合った方法を選択してください。

1. 廃棄基準を定める 「3年以上使用していない書類は廃棄する」といった捨てる対象を客観的なルールで特定する方法です。

2. 残すものを定義する 「法的保管義務があるもの」「現在進行中の案件」など必須書類をリストアップし、それ以外を処分対象とする方法です。

⑦ 実施期日を厳守し進捗を管理する

「時間の空いた時に行う」という姿勢では整理整頓を完遂させることは困難です。移転や改装のスケジュールから逆算して、具体的な実施日と完了日を設定します。チェックリストや進捗表を用いて定期的に状況をフォローし、計画的に進める体制を整えてください。

埼玉オフィスづくり.comについて

埼玉オフィスづくり.comでは、埼玉県で30年以上にわたり、オフィス空間の設計・施工を手掛けてきた実績があります。オフィス内装工事やレイアウト設計、オフィス移転サポート、パーテーション設置、OAフロア施工など、オフィスづくりに必要なあらゆるサービスをワンストップで対応しています。オフィスレイアウト設計に関してもプランニングから内装工事まで一括で対応しております。オフィス移転の際に、書類の整理整頓を行いたいが、何からすれば分からないといったお悩みを抱えているお客さまはお気軽に埼玉オフィスづくり.comまでご相談ください。

埼玉オフィスづくり.comのレイアウト設計

埼玉オフィスづくり.comへのお問い合わせはこちら