オフィス構築において「コミュニケーションの活性化」は主要な検討課題の1つです。社内コミュニケーションが円滑になれば業務効率の向上や組織全体の活気につながります。ここではオフィス環境の整備を通じてコミュニケーションを誘発するための具体的な手法について解説します。

コミュニケーション不足が及ぼす組織への影響

オフィスにおけるコミュニケーションの欠如は組織全体の生産性や社員のモチベーションを低下させる要因となります。また人間関係の希薄化は離職リスクを高めるなど経営に対し多角的な悪影響を及ぼします。
具体的には以下のような影響が想定されます。

・情報共有の滞りが認識の齟齬や誤解を生み手戻りや無駄な作業を増加させる
・部署間やチーム内の連携不足により業務進捗の遅延やミスが発生しやすくなる
・部門を超えた交流が不足することで組織の横断的な連携が弱まる
・社員が孤独感や孤立感を抱くことで組織への帰属意識が低下し離職につながる
・誤解や人間関係の悪化がストレスを増大させ社員の心身の健康を損なう

コミュニケーションを活性化させる3つのレイアウト設計

オフィスレイアウトの工夫は偶発的な出会いや円滑な情報共有を創出しチームワークの強化やイノベーションへ寄与します。社員満足度を高め企業文化を醸成するためには以下のポイントが重要です。

1. 組織内の交流を促進する空間構成

従来の部署ごとに区切られたスペースではなく部署の垣根を取り払ったオープンな空間設計は組織横断的なコミュニケーションを促進します。

フリーアドレスの導入

固定席を持たないフリーアドレス制は毎日異なる社員が隣席となるため多様な人材と接点を持つ機会が増加します。

オープンスペースの活用

共有デスクやソファを配置したオープンスペースは部署を超えた交流が生まれるきっかけとなります。

ワンフロア化

拠点の分散や複数階に分かれたオフィスを同一フロアに集約することはコミュニケーション効率を改善します。互いに顔を合わせる機会が増加し部署間の自然な会話が生まれやすくなります。

壁の削減と視認性の確保

オフィス内の壁を減らし全体を見渡せる環境にすることで相手の状況を把握しやすくなり話しかけるタイミングを掴みやすくなります。また他部署の会話や会議の様子が自然と耳に入る環境は自身の担当外プロジェクトや組織課題への関心を高めコミュニケーションの幅を広げます。

2. 偶発的な出会いを誘発する動線設計

部門を超えた交流や業務上の接点が少ない社員同士の接触を増やすには動線を工夫し同じ空間に滞在する時間を意図的に創出することが有効です。

主要動線の交差

部署間を横断するような通路設計を行うことで他部署のメンバーとすれ違う頻度を高め挨拶や立ち話のきっかけを作ります。

マグネットスペースの配置

コピー機やカフェコーナー、ごみ箱やカタログ棚など社員が業務や休憩で必然的に立ち寄る場所を「マグネットスペース」として活用します。これらを意図的に配置し滞在時間を延ばす工夫をすることで偶発的な出会いや会話を促進します。

3. 集中と交流のゾーニング

業務に集中するエリアとリラックスして会話できるエリアを明確に区分することは結果としてコミュニケーションの質を高めます。

集中スペース

個室や半個室、Web会議ブースなどを設置し静かに作業できる環境を整えることで、執務エリア側では周囲に気兼ねなく会話ができる雰囲気が醸成されます。

ミーティングスペース

オープンタイプやクローズドタイプ、収容人数や設備の異なる多様な会議スペースを用意することで目的に応じた適切なコミュニケーションが可能になります。

コミュニケーションスペース

執務エリア内に休憩やランチ、カジュアルな打ち合わせに利用できる開放的なスペースを設けることは社員同士の自然な交流を促します。

コミュニケーションを支援するオフィス家具

適切な家具の選定と配置は会話の発生を助け社員間の交流をスムーズにします。

・ハイテーブル：立った姿勢での利用は短時間の相談や情報交換に適しています。スタンディング形式の会議は時間の短縮効果があり生産性向上にも寄与するという研究結果もあります。
・ホワイトボード：アイデアの可視化や図解は議論を活性化させ認識の統一を容易にします。また議論の内容が周囲の目に入ることで会議参加者以外からの意見や関心を引き出す効果も期待できます。
・ソファ：身体的にリラックスできるソファは緊張感を緩和し率直な意見交換や親睦を深めるのに役立ちます。
・可動式什器：キャスター付きのテーブルや椅子は人数や内容に合わせてレイアウトを柔軟に変更できるためコミュニケーションの質と効率を高めます。

コミュニケーションの質を高める多様なスペース

オフィス内に目的の異なる複数のスペースを用意することで状況に応じた最適な場所が選択できコミュニケーションの質が向上します。

・カフェコーナー：飲み物や軽食を楽しみながらリラックスできる空間は軽い雑談や情報交換に適しています。
・複合機・備品コーナー：印刷待ちや備品利用のタイミングは偶発的な会話が生まれやすい瞬間です。掲示板などを併設することで情報の周知と交流を同時に図れます。
・リフレッシュスペース：マッサージチェアや植栽、アートなどを配置した休息空間はストレス軽減や気分の切り替えに効果的です。業務から離れた環境であるため偶発的な会話も弾みやすくなります。
・ライブラリースペース：新聞やビジネス書など業務に資する書籍を置くことで知識の共有が進みます。おすすめ本を紹介する仕組みなどは共通の話題を提供し交流を促進します。
・タッチダウンスペース：ハイテーブルやカウンターを設置した簡易スペースは移動の合間などに短時間で気軽に会話する場所として機能します。
・1on1ミーティングスペース：プライバシーが確保された個室や半個室は悩みやキャリアプランなどセンシティブな内容を話し合う際に心理的な安全性を提供します。

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