こんにちは！！

埼玉県川越市、所沢市、坂戸市はじめとした埼玉県西部地域を中心にオフィス内装工事、パーテーション工事、オフィスレイアウト設計などを行っている埼玉オフィスづくり.comです。

本日は「社長室のレイアウト」についてご紹介します！

社長室の特徴

社長室は「会議室」や「執務室」のように用途が明確でないため、具体的にどのようなレイアウトや家具にすればよいかわからない、という企業様は少なくありません。

社長室には社員の個人情報や顧客情報などの機密情報を保管してあることが多く、物理的なセキュリティ対策が必要な空間です。

また、社長室は自社にとって重要な取引先の方を招くスペースでもあるため、来客者に与える印象も考慮して室内のデザインや家具を決める必要があります。

本日は、社長室のレイアウトを決める際に、最低限押さえておきたいポイントを3つご紹介いたします。

社長室のレイアウトを決める際に押さえておくべき3つのポイント

①セキュリティ性の高い社長室をつくる

社長室には社員の個人情報や顧客情報、会社の事業戦略など、外部に情報が漏れてはならない機密情報が多くあります。

万が一、お取引先の機密情報が外部に漏れてしまった場合は、企業としての大切な信頼を失う恐れがあるので、オフィスの社長室はセキュリティを考慮してつくりましょう。 

下記に社長室のセキュリティを高めるための施策を3つ記載しております。

社長室のセキュリティ対策を検討されている方は、ご参考にしてください。

・書庫やキャビネットは鍵付きのタイプを設置する

機密情報が記載されている重要な書類が外部に漏れないように、機密情報などの書類の保管には鍵付きの書庫やキャビネットを利用しましょう。もちろん、鍵付きの保管庫を設置しても、書類などを出したままの状態にすると紛失・置き忘れなどの原因にもなりますので、機密情報の管理ルールを社内で設けることをおすすめします。

・ICカードを用いた入室管理システムを導入する

いつ、誰でも入れるような社長室は、機密情報を守るための対策が不足しています。

セキュリティ性の高い社長室をつくるために、入室管理システムを導入しましょう。入室管理システムを導入することで、登録されたICカードでのみ社長室の鍵を空けられるようになるため、社長室に入室できる従業員を制限することができます。

ICカードを用いた入室管理システムは、紛失したICカードの登録を削除するだけで紛失対策が取れるため、ICカードを紛失したときの対応がスムーズになるメリットがあります。

しかし、あまりにも閉鎖的な社長室は社員とのコミュニケーションの不足に繋がります。社長室が閉鎖的なプライベート空間になってしまわないよう、社員とのコミュニケーションが取れるような工夫が必要になります。

・社長室の配置は来客者が多く訪れる受付や待合室から離れた位置にする

オフィスの建て替えや移転に伴うレイアウト設計を行う際は、来客者が多く訪れる受付や待合室と離れた位置に社長室を配置しましょう。社長室の位置を考慮したオフィスレイアウトにすることで、社長室で行う重要な会議内容が外部に漏れることがなくなるため、安心して会議を行うことができます。

オフィスの建て替えや移転によりオフィスレイアウトを再検討する際は、社長室の位置を考慮してレイアウト設計を行いましょう。

②来客者に好印象を与える社長室をつくる

社長室は重要なお取引先の方をお招きするスペースです。そのため、社長室の応接セットやデザインは来客者に与える印象を考慮して選定する必要があります。

例えば、価格を重視して安価な応接セットを設置していたり、応接セットのメンテナンスを怠っていると、来客者に悪い印象を与えてしまう恐れがあります。

そのため、応接セットは革や天然木の素材で作られていることが多く、高級感を演出できる高価な応接セットを導入することをおすすめします。 

また、社長室に限らず、来客者が目にするエントランスや通路など、来客者が目にする空間は企業のイメージアップなどのブランディング戦略として活用できます。

実際に弊社のオフィスをリニューアルした後、特に女性の方の求人応募者の問合数が増加し、採用力を向上させることができました。

このように、オフィスに投資することにより、「採用力向上」や「コミュニケーション活性化」など業績アップに繋がる経営効果を得ることができます。来客者に好印象を与えるオフィスづくりを検討されている場合は、オフィスづくりの専門家に相談することをおすすめします。

③社長が快適に業務を行える環境を整える

社長室は、今後の会社の方向性や経営戦略を決める際に活用される空間です。

そのため、社長が一人でじっくり考える場合や、社員や外部の取引先と議論をしながら経営戦略を決める場合でも、社長室は集中できる環境である必要があります。ポイントは「社長が快適に業務を行える環境であるか」ということです。

社長室は窓のない閉塞感のある空間ではなく、適度に日当たりが良く、空気の入れ替えが可能な空間にしましょう。また、社長室で長時間集中して経営戦略を練る場合は、観葉植物を取り入れることも効果的です。観葉植物には気持ちを落ち着かせ、ストレスを解消させる効果があると言われており、社長室のように集中して業務を行う空間に適した備品です。

また、社長室で会議を行う場合は、社長室内にホワイトボードやプロジェクターを設置できるスペースを設けると円滑に会議を進めることができます。

最近では、WEB上でミーティングを行なう企業様も増えてきました。WEBミーティングを行う場合、モニターとPCと繋げて大画面でミーティングを行なうことができるため、WEBミーティングを検討されている方はモニターの設置をおすすめします。

埼玉オフィスづくり.comが手がけた社長室レイアウトの事例紹介

今回は埼玉オフィスづくり.comが手がけた社長室のレイアウト設計事例をご紹介いたします。

こちらの企業様からは「前社長が会長となり、社長交代をするにあたり社長室のレイアウトや家具を変更したい」というご相談をいただきました。

通常、会長と社長が利用する空間をパーテーションで区切るようなご提案させていただくのですが、ヒアリングの段階から、とても仲睦まじい様子がうかがえたので、デスクを横に並べてお二人で同じ方向を向くようなレイアウトをご提案をさせていただきました。

社長室内にある応接スペースについては、最近女性社員が利用する機会が増えているとのことでしたので、一般的な応接セットではなく、スカートの方でも気軽に利用できるような高品質なオフィスチェアを導入いたしました。

また、来客者やスタッフの方々に余計な緊張を与えないように、一般的な社長室向けの重厚感のある応接セットではなく、明るさや温かみを感じるような白系の木目調の家具をご提案しました。

その結果、お客様から「みんなにとって居心地の良い場所になった！」とお喜びの声を頂くことができました。

下記の2枚の写真は埼玉オフィスづくり.comがご提案した社長室の風景になります。

こちらの事例は「みんなにとって居心地の良い社長室」からご確認いただけます。

さいごに

社長室のレイアウトを決める際に押さえたいポイントについてご紹介いたしました。

上記のポイントを押さえた上で、社長の好みや会社のイメージに合わせて、社長室のレイアウトをつくりましょう。

埼玉オフィスづくり.comでは埼玉県川越市、所沢市、入間市はじめとした埼玉県西部地域を中心にで社長室のレイアウト設計のサポートを行っています。

社長室などオフィスのレイアウト設計に関するサービスは「オフィスレイアウト設計」からご確認いただけます。

社長室のレイアウト設計をご検討の方は埼玉オフィスづくり.comにご相談ください。

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