こんにちは！

埼玉県と栃木県でオフィスづくりや働き方改革のサポートをしている福島商事株式会社です。

皆さまのオフィスではコミュニケーションが十分に取れていますか？

オフィス内での人間関係は、仕事へのモチベーションアップや生産性の向上に深く繋がっています。

しかし、分からないことがすぐに聞ける、答えられる環境、知っている情報を気軽に伝えられる環境は社員一人一人の意識だけでは中々作り出せません。

また近年では、時間や場所にとらわれない働き方が広がっています。テレワークやフレックスタイム制が導入され働きやすくなった一方で、オフィス内に社員全員が集まる機会は減りコミュニケーションを取る時間も少なくなりました。

以前の弊社オフィスは、日中営業が外出すると空席が多く、オフィスはガラガラ状態でした。

また、担当営業ごとにアシスタントの席が配置されていたため、内務同士の席は離れていました。

誰に聞いていいか分からないような内容も、一人一人の席の近くまで行って確認しなければなりません。

また、席が遠い社員の中には、ほとんど話したことがない人もいました。

話しかけにくさから、ついつい仕事を抱えてしまったり、情報が伝わっていなかったり、未然に防げたミスやトラブルも多くあったと思います。

そんな弊社ですが、ある工夫をしたことで社員同士のコミュニケーションが盛んになり、何でも相談しやすいオフィスに変わることができました！

その工夫とは「フリーアドレス席導入と固定席の再配置計画」です。

フリーアドレスとは

フリーアドレスとは社内で固定席を持たずに自由に席を選んで働くワークスタイルです。

人数分の机や備品のスペースを削減することができ、社員の増減にも柔軟に対応できるメリットがあります。

ここからは弊社がフリーアドレスを導入して感じたコミュニケーションの変化についてご紹介します。

フリーアドレス導入後のコミュニケーション活性化事例

社内に残る社員同士が話しやすい

皆さまのオフィスではテレワークや時間差出勤で出社していない社員、日中は外回りで朝と夕方しかオフィスにいない社員の割合はどのくらいでしょうか。

スカスカのオフィスでは、話しかけるときも大移動で目立ってしまうため、ちょっとした相談がしにくいと感じることはありませんか？

福島商事では殆どが営業職のため、日中社内に残る社員は僅かです。

固定席を必要としない社員を洗い出し、フリーアドレス席に割り当て、固定席が必要なグループは一カ所に集めたことで日中のオフィスのスカスカ感がなくなりました。

正しくゾーン分けしたことで社内に残る社員同士がコミュニケーションを取りやすくなりました。

連絡も相談もここから話すだけでみんなが答えてくれます！

社内滞在時間が短い社員も多くの社員と関わりが持てる

フリーアドレス席では毎日座る席に決まりがありません。

固定席ではどうしても近くの席の人と話すことが中心となり、コミュニケーションに偏りが出ていました。

コミュニケーションを取りたくても勤務中にわざわざ離れた席の人のところまで行って雑談できません。

フリーアドレスになってから気付いたのですが、普段話をしていなかった社員が、実は自分が今必要としている情報や今後役立つ知識を持っていたのです。とても勿体ないことだと思いました。

気分によって毎日座る席を変えれば、固定席で席が遠く話したことがなかった社員とも自然に会話が生まれます。

もちろん相談したいことがある日は、その人の近くで業務することもできます。

個人への相談話から社員が集まり、ミーティングに発展することも増えました。

以前のオフィスでは考えられないことでした。フリーアドレス席を導入したことで、社員同士が業務の垣根を越えて相談し合える環境に変わったと感じています。

フリーアドレス導入の流れ

目的を決める

明確な目的を社内で決定します。新しい働き方に対して不安を持つ社員も多くいるため、目的を明確にする過程でできる限り社員の意見を出していくことをおすすめします。

意見を全て反映できなくても、社員が納得して新しい働き方に取り組めることが重要です。

フリーアドレス・固定席の割合を決める

日中外出の多い営業職はフリーアドレス、一日社内での業務が中心となる内務は固定席など、業務内容に合わせて席数を決定します。

インフラ環境の検討をする

デスクトップパソコンでは自由に座席移動をして働くのが困難です。フリーアドレスに取り組むにはノートパソコンに交換をすることをおすすめします。

また、どこでも業務ができるように有線LANから無線LANに変更することもおすすめします。

紙類の扱いについて

今まで紙で運用していた書類をデジタル化し、クラウドで管理したり、FAXをパソコン上から送受信したり、新たな仕組みを構築します。

現在保管している書類をどうするかなど、社内でルールづくりが必要になります。

備品の選択

フリーアドレスデスクは電子機器が使いやすい配線ダクトが付いているもの、移動がしやすいキャスター付きのものなど様々なタイプがあります。予算や今後の運用方法も考え決定していきます。

また個人の私物を管理する場所として、個人ロッカーや持ち歩き可能な書類収納を準備するとスムーズに業務ができます。

運用と改善

フリーアドレスを導入後、実際に使用してみると、配布物を置く場所に悩んだり、席が固定化してきたり、運用がスムーズにいかない部分が出てきます。

定期的に意見を出し合い自社に合った運用ルールを作っていくことがフリーアドレス成功のポイントです。

皆さまのオフィスでもコミュニケーション不足を感じるようでしたら今一度、固定席の必要性や現代の働き方に合ったオフィスレイアウトになっているか、見直しをおすすめします。

この機会に社内の会話と笑顔が増えるフリーアドレス制を検討してみませんか。

福島商事株式会社ではフリーアドレス導入支援を行っております。理想的なオフィスレイアウトや社内コミュニケーションにご興味ある方はぜひお気軽に弊社までご連絡ください。

お客様のニーズに合わせたご要望に、出来る限りお応えしていきたいと思います！

よろしければ下記から詳細をご覧ください。

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